令和３年５月２５日（火）午前９時
１．報告事項
（１）第２回定例会提出予定案件について
【議案】
①令和３年度世田谷区一般会計補正予算（第１次）
②一般職の任期付職員の採用に関する条例の一部を改正する条例
③職員の服務の宣誓に関する条例の一部を改正する条例
④労働者災害補償保険法の適用を受ける非常勤職員等の公務災害等に伴う休業補償等に関する条例の一部を改正する条例
⑤世田谷区手数料条例の一部を改正する条例
⑥世田谷区特別区税条例の一部を改正する条例
⑦財産（世田谷区立教育総合センター用一般什器、備品等）の取得
【報告】
①令和２年度世田谷区繰越明許費繰越計算書
②令和２年度世田谷区事故繰越し繰越計算書
③令和３年３月分例月出納検査の結果について
（２）令和３年度主要事務事業について
（３）次期実施計画の策定について
（４）世田谷区の自治権拡充検討に伴う基礎調査・研究について
（５）令和２年度区政モニターアンケート報告書について
（６）世田谷区公文書管理条例の一部改正（素案）について
（７）ふるさと納税による区税への影響について
（８）その他
２．協議事項
（１）正副委員長会の申し合わせ事項について
（２）次回委員会の開催について
畠山晋一 委員長
次に、報告①令和二年度世田谷区繰越明許費繰越計算書及び②令和二年度世田谷区事故繰越し繰越計算書の二件について、一括して理事者の説明を願います。
五十嵐 財政課長
では、令和二年度繰越明許費繰越計算書及び事故繰越し繰越計算書につきまして、併せて御説明させていただきます。
本件につきましては、地方自治法施行令において区長が五月三十一日までにこの繰越計算書を調製し、次の議会に報告するということで定められていることから、お手元の繰越計算書によりまして六月の定例会で御報告をさせていただくものでございます。
初めに、一番の繰越明許費でございますが、ワクチン住民接種関連や新型コロナウイルス感染症防止対策、それから公共工事の前倒しなどにより全部で八十五件の繰り越しとなっておりまして、いずれも令和二年度中の一般会計補正予算におきまして議会の承認をいただいております。こうしたことから、詳細については説明を省略させていただきます。
繰越額は議決額のうち、事業の進捗などによる支出済額を除きまして、百四十三億七千九百七十五万五千円となってございます。
続いて、２の事故繰越しでございます。この事故繰越しにつきましては、年度内での事業等の完了を予定していたところ、あらかじめ予測できないやむを得ない事由等により完了できず、年度内に支出が終わらなかったものにつきまして、財源を翌年度に繰越しをさせていただくというものでございます。
一つ目のスポーツ施設改修工事と二つ目の区立特養施設・短期入所生活介護運営事業につきましては、いずれも新型コロナウイルスの影響により、部品の供給等が遅れたということにより、年度内に支出が終わらなかったものでございます。
次に、三つ目の地区計画策定でございますけれども、こちらは外環道東名ジャンクション周辺地区地区計画策定等支援業務委託につきまして、受託者の本社のサーバーが第三者からのサイバー攻撃によるコンピューターウイルス感染によりまして、この契約に基づいて作成していたデータにアクセスできないという状況になってしまいまして、成果物の作成に支障を来したということから年度内に終了することができなくなったというものでございます。
事故繰越しの合計額になりますが、一千四百五十九万二千円となってございます。
なお、別添でつけております別紙１、別紙２でございますけれども、各予算事業の繰越明許費繰越計算書及び事故繰越し繰越計算書となってございますので、後ほど御確認いただければと存じます。
説明は以上です。
畠山晋一 委員長
ただいまの説明に対し御質疑がありましたら、どうぞ。
あべ力也 委員
今御説明いただいた２の地区計画の策定の中でのサイバー攻撃に遭ったという内容ですけれども、そこまでは分かりましたけれども、その後、どういうふうになったんですか。サイバー攻撃でデータが読み込めないというのは、その後は復旧したんですか。
五十嵐 財政課長
受託者のサーバーがサイバー攻撃を受けて、その受託者がサーバーにアクセスできない状況になりました。その後、復旧作業ですとか、どういったデータが見られたのかということを全て調査しまして、今は復旧しているところでございます。
なお、そのサイバー攻撃により区の委託した業務のデータが第三者に閲覧されたという記録は残っていなかったということですので、区のデータは何も見られていない、安全だということが確認できております。
畠山晋一 委員長
次に、(3)次期実施計画の策定について、理事者の説明を願います。
松本 政策企画課長
次期実施計画の策定について御報告いたします。
まず、１の主旨ですが、新型コロナウイルス感染症の影響によりまして、働き方やコミュニケーションの在り方、デジタル化の進展など、社会状況は大きく変わりつつあります。また、区の現在の新実施計画（後期）につきましては今年度までの計画となっており、基本計画についても、令和五年度で期間満了となります。
こうした状況におきまして、令和四年度及び五年度の次期実施計画につきましては、これまでの計画の継続ではなく、次の基本計画にもつながる計画としていく必要があることから、昨年度策定しました世田谷区政策方針も踏まえ、新たな政策の柱を設定し、重点的な取組を明確にした新たな計画として再構築し、仮称ですが、世田谷区未来つながるプラン、そちらのほうを作成してまいります。今回策定に当たっての基本的な考え方を取りまとめましたので、御報告させていただくものです。
２の策定にあたっての考え方について、まず、(1)の社会状況の変化についてです。①としまして、新型コロナウイルス感染症の影響です。コロナ禍により、社会全体の価値観や行動の変化が生まれておりまして、区民の健康と生命を守り抜くことを第一に、感染拡大防止と区民や事業者の社会経済活動の維持活性化の取組を進めていく必要があります。また、経済への打撃も多く、国の公表しております実質ＧＤＰについて、二○二○年度はリーマンショックを上回る落ち幅となり、引き続き厳しい区民生活や区の財政状況が見込まれます。複数年にわたり、コロナ以前の水準への回復が見込めない前提で、持続可能な行財政運営を確保するとともに、事務事業の見直しを進めていく必要があります。
②に、ＳＤＧｓの推進です。コロナ禍において、ＳＤＧｓに対する認識が改めて広がっており、自治体レベルにおいても、分野横断的な取組を推進していくことが求められます。
二ページ目を御覧ください。③に、人口構造の変化です。これまでの人口推計では、一貫して増加傾向が続くと見込んでいましたが、本年四月一日時点の人口は、基本計画策定時から初めて前年度を下回りました。子育て世代の人口が減少し、五十代以上の年代は増加傾向が続いています。また、外国人の人口は昨年度から減少に転じています。超高齢社会が一層進展していく中、誰もが生き生きと暮らし、活躍できる社会の構築が求められます。こちらの参考に記載しております表では、表１で四月一日時点の人口推移、表２で直近五か月の人口推移をお示ししております。
④は大規模自然災害の発生です。近年、地球温暖化の影響と考えられる気候異変が頻発するとともに、大規模な地震も発生しています。災害から区民を守るため、さらなる防災、減災の取組を強化するとともに、気候変動を緩和する取組を着実に進め、安全で災害に強いまちづくりを実現する必要があります。
⑤として、高度情報化社会の到来とデジタルトランスフォーメーションです。ＤＸへの取組がコロナ禍により、様々な分野で広まっています。急速に変容する区民生活に応じた新たな行政サービスを構築するとともに、新しいスタイルでの働き方による区の業務の効率化、区民視点での改革を一層進め、変革していく必要があります。
三ページを御覧ください。最後に、地域コミュニティの変化です。コロナ禍による外出自粛やテレワークの急速な普及など、地域で過ごす時間が増えたことで地域への関心が高まる一方、行動変容により人の交流が失われ、身近な地域で互いに支える力の減少が懸念されるなど、地域コミュニティーの在り方が問われています。本庁、支所、まちづくりセンターを有機的につなぐ地域行政制度を基軸に、より住民に身近できめ細やかな施策を展開し、誰もが互いに支えあい、安心して住み続けられる共生社会の形成に向けて取り組む必要があります。
次に、(2)では、これまでの新実施計画の振り返りを行っております。新実施計画では、基本計画で掲げたマッチングによる横断的連携や区民、事業者等との参加と協働の取組を進めてまいりました。
二つ目の丸にありますとおり、基本計画で掲げる六つの重点政策に基づき、保育待機児の解消、地域包括ケアの地区展開による身近な地区での相談体制の確立など、着実に推進してまいりました。
三つ目の丸ですが、この間のこうした取組によりまして、参加と協働により政策を進める場や体制は整いつつありますが、区民が主体的に地域を運営する住民自治の拡充を進めるためには、引き続き参加と協働を軸に組織横断的連携、区民や事業者等との連携による取組を一層推進していく必要がございます。
また、コロナ禍での区民参加について、ＩＣＴ等を活用した手法の見直しも必要となってまいります。地域行政制度についても、現在見直しを進めており、引き続き議論を深める必要がございます。
次の(3)では、次期実施計画策定に当たっての基本的な考え方をお示ししております。一つ目としましては、冒頭にも申し上げましたとおり、社会状況が大きく変化する中で、現在の計画の継続ではなく、政策方針を踏まえ、次期基本計画においても柱となり得る新たな政策の柱を設定し、二年間で重点的に取り組まなければならない事業を本計画に位置づけてまいります。
四ページを御覧ください。二つ目として、先ほど触れましたとおり、組織横断的連携や区民事業者等との参加と協働により進める施策を計画に位置づけてまいります。
三つ目に、区民に分かりやすく重点的な取組を明確化するため、施策体系や計画の構成を見直し、個別に作成されている分野別計画に掲げる取組については、基本的に本計画には位置づけず、個別の計画で進捗管理を行うこととするというものです。
また、引き続き世田谷区総合戦略を包含する計画としてまいります。
続いて、３の新たな施策体系、計画の構成について、まず、(1)の四つの政策の柱による計画です。基本計画の重点政策と政策方針を基に、四つの政策の柱を新たに設けてまいります。一つ目の柱は、高齢者・障害者をはじめ区民の健康と生命を守るです。コロナの影響や大規模自然災害に対して、安全で災害に強いまちづくりを進めるとともに、区民の健康維持増進、生命を守る取組を推進してまいります。
二つ目の柱は、区民・事業者の活動を支え、地域活性化です。コロナによる影響を受けた区民や事業者を支えるとともに、地域コミュニティーを再構築し、地域を活性化してまいります。
五ページを御覧ください。三つ目の柱は、子ども若者の学びと育ちです。誰一人取り残すことのない個別最適化された学びの基盤を構築するとともに、子どもの育ちを支え、子育てを支援してまいります。
四つ目の柱は、新たな自治体経営～コロナ後を見据えたまちの活力創出～になります。大きく社会経済状況が変化していく中で、コロナ後、オリパラ後を見据えた新たな自治体経営の取組を推進し、町の活力を創出してまいります。
別紙１を御覧ください。こちらは政策の柱の考え方をまとめたものになります。一番左が現在の基本計画と政策方針の考え方となっております。社会状況の変化などを踏まえ、（仮称）未来つながるプランでは、四つの政策の柱に再構築します。プランの実施状況や個別の分野別計画の取組を踏まえ、次の基本計画の検討につなげてまいります。
別紙２を御覧ください。四つの政策の柱に基づく施策の体系について、区民に分かりやすい体系とするために、こちらの下の図にありますように、政策、施策、施策を構成する事業の構成として見直しを図ってまいります。
またかがみ文の五ページにお戻りください。中段やや上の四角囲みの四つの柱に位置づける施策の考え方についてです。区として重点的に取り組まなければならない組織横断的連携や、参加と協働により推進するものについて、施策の優先順位を整理し、選択と集中を図った上で本計画に位置づけてまいります。
具体的には、下に位置づけるものとありますが、一つ目に、新規条例制定などの大きな動きのある施策、また二つ目に、四つの柱を構成する核となり、重点的に取り組まなければならない組織横断的連携や、参加と協働により推進する施策を位置づけてまいります。位置づけないものとしましては、個別の分野別計画に掲げる取組、施設整備などのハード系の事業、新型コロナウイルス感染症対策については、基本的に本計画ではなく、個別に進めていくものとして整理をさせていただいております。
次に、(2)の分野別計画に掲げる主な取組みについてですが、四つの政策の柱には位置づけませんが、六ページのほうの一番上のイメージにありますとおり、一覧で主な取組を掲載する予定としております。
(3)のＤＸの推進につきましては、四つの柱や行政経営改革の取組とは別に、新たに単独の項目として整理してまいります。
(4)の行政経営改革の取組みについては、現行の三つの基本方針と十の視点に基づく考え方や体系を維持した上で、新たな取組項目の反映による内容の充実を図ってまいります。「また」以降にありますとおり、新庁舎建設を契機とした働き方改革などの取組や、コロナ禍により、新たに浮かび上がった行政課題に対応するため、新しく取り組むべきもの、見直しを行うべきものなど、新たな行政経営改革の項目として反映し、集中的に取り組んでまいります。
なお、ＤＸの取組については、先ほど申し上げましたとおり、単独の項目として整理してまいりますが、特に効果額を生むものなどについては、行政経営改革の取組としても位置づけてまいります。
(5)のＳＤＧｓの推進については、施策ごとにＳＤＧｓの十七のゴールとの関連性を明らかにし、横断的な施策展開を図ってまいります。
４の今後のスケジュールについては記載のとおりです。
５は、次期基本計画の改定に向けてです。刻々と変化する社会状況を捉えまして、機能的、実践的な計画とするとともに、区民への分かりやすさ、基本計画と実施計画の関係性を明確化し、区の最上位計画である基本計画に基づく計画行政を実行していくため、基本計画と実施計画の一体化も視野に検討を進めてまいります。
また、七ページになりますが、計画期間についても、現在の基本計画十年、実施計画四年、四年、二年のサイクルを、基本計画を八年とし、四年ごとに見直しを図るなど、計画期間の見直しについても検討してまいります。
別紙３を御覧ください。上段には現行のサイクルのままとした場合の計画のスケジュールを、下段のほうには基本計画と実施計画を一体化し、八年の計画期間とし、四年で中間見直しを行う場合を記載し、それぞれの期間を比較しています。
またかがみ文の七ページにお戻りいただきまして、最後に６のその他ですが、(1)の新実施計画後期の推進状況についてですが、今年度は最終年度であり、修正計画がないことから、これまでのような冊子としては作成せず、行動量の実績のみを一覧としてまとめたものを作成する予定です。
また、(2)の人口推計については、これまで御案内のとおり、七月をめどに人口推計を行い、本計画の素案にも反映してまいります。
御報告は以上です。
畠山晋一 委員長
ただいまの説明に対し御質疑がありましたら、どうぞ。
あべ力也 委員
全体を通して、新たな取組とか、そういうことの説明に関してはよく分かりましたけれども、実施計画を定めていく場合の側面として、ＳＤＧｓなんかはまさしくその目標としてゴールということを実現していきましょうという内容なんです。ですから、私はやっぱり実施計画の中で何を目標にしてやっていくのかというようなことの視点として、全体を見たときに、どうもちょっと抜けているなという部分が散見されるんです。
それは何かというと、まずはコロナ禍で、大変疲弊をした財政の再建とか、そういうことに向けた出口戦略をどういうふうにしていくのかという問題で、その上で、このＤＸとか、そういう新たな国や地方全体が変わろうとしている中で、地方の自治体の行政も、例えば職員の人員計画がどういうふうに今後変わっていくのかとか、それに対するＤＸに関する支出に関しての経費の問題と、あとその人員に対する人件費の問題とかというようなことに関して、どういうバランスを取っていくのか。
いわゆるＤＸによって効率化する分を、じゃ、人員とか、そういうことにはどういうふうにこれは考えていくのか、そういった視点が、私はこの中には、これもやりますよ、あれもやりますよ、ＤＸをやりますよと言っているんだけれども、じゃ、ＤＸって最終的な目標って何なのといったら、効率化じゃないですか。でも、これは、ＤＸって経費は今よりすごくかかるんですよね。そうすると、その経費を捻出していくということは、逆に言えば、人件費を今後削減していくということにつながる、人員を削減していくということにつながるんじゃないかなと僕は思うんですが、その辺の全体的な人員計画とか、経費の問題とかという視点がどうも、ちょっとこれは実施計画の中にないのかなというふうに思うんですが、副区長、その点についてはどうですか。
宮崎 副区長
今御指摘いただいていることについてはきちっと受け止めたいと思いますけれども、まず、個々の計画そのものの部分がここから消え去っているわけではなく、当然その土台となっている部分のベースがあればこそ、今般の御提起しています、ややもすると実施計画が、五月雨式に今までつくってきて、ここに、ある意味、区側としても、重点施策というところに予算を投下していく、こういう方式を取ってきたわけです。一つは、背景的に、社会が変わってきて、財政上もかなり逼迫してくるということも分かっているわけですから、手法を含めても土台から変えていかなきゃいけない。今お話しのＤＸをまさにそのツールにしなければいけないということはもう間違いないですし、区民の方も今後、一緒にこの行政の部分を手を携えてやっていただくという参加と協働という理念を出しているわけですから、これを具体的に進めていくという手法も一つの選択としてなければ、多分なかなかその自治体経営そのものがやっぱりおぼつかなくなってくるということは目に見えています。
そういう意味では、それを今までの基本構想、基本計画をずっと引っ張っているだけではなかなか立ち行かなくなってくることを、皆さんとも、議会ともいろいろ御協議する中で、どの方向に行くのかということをこれからやりたい。ＳＤＧｓも挙げましたけれども、これはまさに今後の自治体の尺度の部分に、企業も同じだと思いますけれども、多分表れてくると思いますので、やっぱりこの観点は避けられない。
今、そのべ委員からもありましたように、今やっていることを並べるということではなくて、やっぱりどこに世田谷区は集中するのかということをきちっとやっていかないといけないんですけれども、ただ、ＳＤＧｓのやっぱり一つの利点は、つながることで、この一つの目標だけが際立っては駄目なんだと思うんです。これをやることでこちら側をカバーするという概念もなければいけないと思うので、こういうことは、やっぱり区の中心となる計画の中にきちっと据えておかないと、どことどこの所管が連携、連携という言葉で今まで言ってきましたし、議会側からもいろいろ御指摘いただく中で、いろいろ所管と連携していきたいと思いますが、実際のところ、どこまでの連携ができていて、どこまでが連携できていないのかというのは、やっぱりこの間、なかなかお答えができていないということもあります。
こういう計画の中から、きちっとそういう意味でのひもづけを示して、かつ、最後に基本計画と実施計画を分けてつくってきているというような部分に、当然基本計画があって、実施計画なんですけれども、この実施計画というタームが四年というところに限定していると、どうしても次の段階でやればいいというふうになっているのか、それがさっき言ったように社会が変わってきちゃっているんで、もう追いついていかない、修正というレベルではなくなっていますので、ここでは、一応こちらから案としてお示ししているのは、だったら、基本計画の中にそういう要素も取り入れて、一つの継続体系の中できちっとお示しすることで、区民にも分かりやすく御説明ができるんじゃないかと、こんなふうに考えてこの案をお出ししているつもりです。
今長く話してしまいましたけれども、御指摘のあったものはきちっと受け止めますし、その部分についてのものを、言ってみればベースとなる人の問題や財政の問題というのはきちっと根っこを押さえた上で、この計画を出していきたい、こんなふうに考えています。
あべ力也 委員
私が指摘しているのは極めて単純で、行政のコストをいかにスリム化して、区民に対する福祉、区民サービスをいかに最大化するかということでありますから、その点について、実施計画でも丁寧に区民に分かりやすいような計画にまとめていただきたいと、これは要望しておきたいと思います。
畠山晋一 委員長
続きまして、次に、(6)世田谷区公文書管理条例の一部改正（素案）について、理事者の説明を願います。
末竹 区政情報課長
世田谷区公文書管理条例の一部改正（素案）について御報告させていただきます。
１主旨でございます。区では、新実施計画（後期）におきまして、公文書等の管理に関する法律に定める重要公文書の保存及び利用等に関する取扱いについて、検討がまとまり次第、世田谷区公文書管理条例の改正を行うこととしております。このたび、世田谷区公文書管理委員会から、条例改正の考え方に関する答申を受け、条例の一部改正の素案を取りまとめましたので、御報告するものでございます。
２内容でございます。(1)条例改正（素案）の概要につきまして、お手数ですが、Ａ３判の別紙１を御覧ください。左上の四角囲みに、まず、１条例改正の主旨といたしましては、公文書のうち、区政の重要事項に関わり、区の活動、または歴史を将来にわたって区民に対して説明する責務を全うする上で重要な資料を重要公文書と位置づけ、公文書の保存期間の満了後は、特定重要公文書として永久に保存するとともに、積極的に区民の利用に供する制度を備えるため、条例の改正を行うものでございます。
次に、２条例改正（素案）の概要、(1)定義でございます。中ほどの図を御覧ください。①公文書の中に、②重要公文書を設けます。重要公文書とは、公文書のうち、区政に関する重要な資料を言います。具体例としては、この図の少し上に記載しておりますけれども、区の総合計画、または基本方針の立案、執行に関する文書、また、重要な事務及び事業の計画の立案、実施に関する文書などを考えております。今後、重要公文書に係る評価選別基準につきまして、公文書管理委員会に意見を聞き、定めていく予定でございます。その重要公文書の保存期間満了後には、区長に移管することとし、実務的には区政情報課に移管することを予定しております。その後、③特定重要公文書として永久に保存するため、公文書館機能により保存、管理してまいります。
続きまして、(2)重要公文書の評価選別でございます。①公文書を職員が作成、または取得した後、なるべく早い時期に、今後定める評価選別基準に照らして、重要公文書に該当するか否かを所管課が判定します。その後、保存期間を満了する際、改めて当時の判定に誤りがなかったかを所管課が確認するとともに、判断結果を世田谷区公文書管理委員会に提示し、意見を聞くことで、重要公文書を選別してまいります。
資料の裏面の図を御覧ください。公文書の発生から移管、または廃棄までの流れとしているところでございます。こちらの図のほうの実施機関の区の４でございます。保存期間が満了になりましたら、一つ右側の公文書管理委員会に諮問いたしまして、重要公文書に該当するものと、それ以外の文書と審査いただきます。その後、重要公文書として妥当という答申があったものにつきましては、区政情報課のほうに移管されまして、特定重要公文書として永久に保存することとなります。
いま一度表面のほうにお戻りいただき、資料の右側のほうを御覧いただきたいと思います。(3)特定重要公文書の保存と利用でございます。①は、ただいま御説明したところでございます。
②、特定重要公文書に対しては、利用請求をすることができ、一部の利用が制限される情報を除き、請求に対して閲覧などできるようにしてまいります。
中ほどの情報公開条例の非開示情報と特定重要公文書の利用制限情報の比較（考え方）の表を御覧ください。表の上段に掲げる項目につきましては、情報公開条例に定める非開示としている情報の項目でございます。例えば政策形成過程や契約等に丸印をしておりますが、特定重要公文書については、保存期間満了後であるという時の経過を考慮し、情報公開条例より開示範囲が広くなることを表しております。行政運営情報については、ほぼ開示となってまいります。
また、個人情報について、国においては、当該個人の権利、利益を侵害するおそれのある情報以外は、原則として公文書の作成、取得から三十年で公開しております。区における特定重要公文書の取扱いについて、時の経過をどのように考慮するかは、今後、公文書管理委員会の意見を踏まえ、整理して別途定めてまいります。
一枚おめくりいただきまして、ホチキス留めの別紙２を御覧ください。こちらが改正の素案になります。今回の改正箇所を下線にて示しております。なお、第三章につきましては、特定重要公文書の保存、利用というところで、章全体を新たに追加しているため、四角で囲っているところでございます。こちらは後ほど御確認いただければと存じます。
かがみ文のほうにお戻りいただきたいと思います。３の今後のスケジュール（予定）でございますが、記載のとおり進めてまいりたいと考えております。
御説明につきましては以上でございます。
畠山晋一 委員長
ただいまの説明に対し御質疑がありましたら、どうぞ。
あべ力也 委員
何点か伺いたいんですが、まず、こうした公文書に関しては、地方自治体だけじゃなくて、国の公務員も公務で作成した文書に関しては公文書であるということで、例えばメールもそうですし、メモも公文書に当たるということですよね。そうしたものは、世田谷区でも同じような扱いになっていると思いますけれども、各公務員が所管を異動した場合とか、もしくは退職をしたという場合に、職務に当たって、様々メモ等を持っていたと。そういったメモに関しては、これは個人で所有をするということが許されるんでしょうか。それとも、例えば職場を替わるとか、退職をするというときに、区なり、所管にそういったものを置いていくということが普通なのか、現状と考え方をちょっとお聞きしたいと思います。
末竹 区政情報課長
我々区の職員が公文書を作成する際に、今、あべ委員がおっしゃったように、メール等も含めまして公文書の対象となってくるというところはおっしゃっているとおりでございます。
その上で、いわゆる職員が職務上作成したものというものは、公文書におきましては、いわゆる職務上作成し、組織的に用いるというふうに決めておりますので、いわゆる担当の職員だけじゃなくて、例えば係長であるとか、組織として必要なメモであったりとか、議事録的なものであれば、組織共用します。それで最終的に実施機関、いわゆる区であれば区が保有しているという状況になれば、それは公文書ということで組織として保管していくというところになりますので、まずは担当のいわゆる職員だけで持つというものではなくて、必要なものであれば、きちんと組織共用して、公文書として取り扱っていくというふうな運用をしてございます。
あべ力也 委員
質問にお答えいただいていないのは、所管課が替わったり、退職をしたりという場合に、メモとして持っていたもの、これは公文書として、当然にその職務上共有する内容であるというのであれば、それは所管課と共有して、公文書だという扱いのものは、これはどうするんですか、個人が持っているものは。個人が持っていたというようなものに関しては、個人が自分で所有していいんですか、そういうものって。例えばそれぞれの皆さんが、職務上知り得た内容とか、職務上で関わったメモとか、そういうものって、それは個人所有のものなんですか。それとも職務上のものだから、職場にそれは返すというか、返却するものなのか、そこをちょっと聞きたいんですけれども。
末竹 区政情報課長
大変失礼しました。今おっしゃっている個人が持っているものというところにおきましては、いわゆる例えば議事録を起こすための一時的な職員が作成するメモもあるかと思います。その場合は、いわゆる議事録を作成した段階で、そちらの議事録のほうが基本的には公文書としての取扱いになりますので、個人で持っているものは、いわゆる通常であれば、もう用が終わりますので、一般的に言うと、廃棄という取扱いをなさっていくものかと考えておりますので、仮に組織を異動した場合に、それを持っていくというようなことは、一般的な我々の感覚からすると、それを持って移動するようなことはまずないというようなものと考えていますし、ましてや退職するときに何か書類を持って出るようなこともないと、このように考えております。
あべ力也 委員
今、末竹課長が一般的にはないと。でも、これは情報として職員が一般的には持っていかない、例えば職場に返納する、区のほうに返納するというような情報を個人的に持っていて、それを流用するというようなことがあった場合には、これはどういう罰則規定なりなんなりあるんですか。全くないということですか。今言ったように、個人的に公文書を作成する前のメモであって、それに対して個人的な情報なりなんなりが含まれているというようなものを個人的に所有する、それを使うということに関しては、区としては認めているんですか。
末竹 区政情報課長
当然やはり会議体とかに出ますと、一時的ないわゆる備忘録として項目程度のメモを取ったりということは誰でもあることかと思います。ただ、それを持ち出して何か組織としての、その組織内で決められている取扱い以外のことをするということ自体が、そもそも服務上、通常あってはならないということかと思いますので、そこについては、所属長からを含めて、この公文書管理条例の取扱い、もしくは規則に定める取扱い、今後、また改めて条例改正を行いますので、職員に対してしっかりと研修、もしくは周知というところで行ってまいりたいと考えております。
あべ力也 委員
これで最後にしますけれども、課長が言われたように、やっぱりあってはならないことだと思いますので、この条例改正に当たって、やっぱり職員の方にそういう周知をしていただきたいと思います。
いずれにしても、公務上知り得たわけで、その内容に関して個人が所有をしたり、それを利用したりということは、その職務を離れた以上、そういうことはあってはならないと僕は思うんです。ですから、それに関しても、これは条例を改正するんですから、そこに何か規定ができるのであれば、規定していただくのが一番いいでしょうけれども、いずれにしても、職員の服務に関して、そういうメモであって、備忘録であったとしても、職務上のことであって、職務を離れた場合には、やっぱり破棄するなりなんなりということが私は適当であると思います。その点については、しっかり周知ができるように、または条例に反映できるようにお願いをしたいと思います。要望しておきたいと思います。
あべ力也 委員
以前に、私、質問等で、証票、区の支出の証票の閲覧等について要望しているんですがこれを今、できるように作成しているという話ですけれども、証票に関しては、いわゆる公文書として保存をするというような規定になっているんでしたっけ、ちょっと伺っておきたいんですけれども。証票って、支出の証拠書類ですよね。
末竹 区政情報課長
区のいわゆる財務会計上の執行、支出に関わるものについては当然公文書ということで、いわゆる財務会計システムということを用いまして適切な管理運営をしているというところでございますので、当然ながら、区としては、適切ないわゆる意思決定の中できちんと保管しているというものでございます。
あべ力也 委員
証票は保管年限はどれぐらいなんですか。
末竹 区政情報課長
一般論で申し上げますと、通常ですと、会計に関わるものは五年間は保存するというふうに決められておりますので、それ、もしくはそれ以上ということでございます。
