平成29年第3回定例会 決算特別委員会(世田谷区情報化事業計画後期の素案について)


平成29年10月4日、第3回定例会にて一般質問を行いました。

主な質問項目

  • ペーパーレス化の問題について
  • 公文書のあり方について
  • 弦巻の事務センターの位置づけについて

詳細は以下をご覧ください。

ペーパーレス化の問題について

 きょうは、世田谷区情報化事業計画後期の素案について、何点か質問してまいりたいと思います。
 まず、その中でペーパーレス化の問題を伺いたいんですが、まず、世田谷区は各職員の皆さんがパソコンを各自お持ちになっているわけで、職員間の情報交換に関しては、ほとんど紙では行っていないというふうに伺っているんですが、庁内での紙利用というのはまだ一向に減っていないかに思われます。
 そこでちょっと伺いたいんですが、外部に対してはいろんな情報の提供のあり方がありますから、紙による情報提供も、これは一足飛びになくすわけにはいかないと思うんですが、庁内において、今、紙による情報提供というのはどこに一番されているんですか。お答えをいただければと思います。

<大塚 区政情報課長>

 区におきましては、平成十七年度に総合文書管理システムを導入いたしまして、文書の収受から起案、決裁、保存までを電子システムにより行っている一方で、このシステムによっても紙文書を作成し、添付書類とともに決裁しているものでございます。
 多くは、例えば補助金の申請書などにかなり添付書類がついておりますので、そういうものについては紙文書で保管しているというような状況があるというふうに考えております。

 僕、職員の方に聞いたら、どうも議会に情報提供するのが一番紙を使っているんだという話で伺っているんですけれども、どうですか。

<大塚 区政情報課長>

 区議会に対しましても、一般的には紙文書で情報を提供しているというような状況がありますので、その部分につきましても、かなり多くの文書を提供させていただいているというふうに考えております。

 ペーパーレス化を進めるに当たって、どこに紙を一番使っているかというと議会だという話を私は伺って、議会に対する情報提供のあり方も、庁内で職員の皆さんがデジタルデータをもとに情報交換をされている、また資料をつくったりしているというような状況に鑑みれば、議会に対して情報提供するに当たっても、何ももともとデジタルデータは持っているわけですから、紙ベースじゃなくてデジタルデータでの情報提供というのは、私は可能だと思うんです。
 副区長、現時点で、議会に対してデジタルデータでの情報提供というのは可能だと考えてよろしいんでしょうか。

<宮崎 副区長>

 可能だと思います。ただ、この間、ペーパーのほうでいろいろ資料をお出ししている、特に資料の中でもグラフとかそういうものをだんだんお出しするような形にしておりますので、その辺のところについては、今おっしゃっているように庁内はデジタルデータ化しているわけですから、議会のほうへ向けての情報提供のあり方としても、そういうものを十分使っていかなきゃいけないというふうに思っております。

 この素案を見ますと、議会機能の面で、議会活動の一層の充実を図るために、議場等のICT設備の導入等の検討というふうに、議会に関してはこの一文しかないんですね。ただ、議会と行政とのありようの違いから、議会そのものが情報提供をどういう形で受けるかということも、議会側もこれから検討していかなければならないと思いますけれども、近い将来に議会もそういう決断をしなくちゃならないと思うんです。それには、行政側の情報提供のあり方をしっかり構築しておいていただきたいと、これは要望しておきたいと思います。

公文書のあり方について

 次に、公文書のあり方について伺いたいんですけれども、情報化のスピードは大変速い中で、公文書をデータ化してそれを保存していくという考え方は、私は方向性としてはそういう形だと思うんですが、聞くところによると、今、公文書の保存において、まだマイクロフィルムを利用しているというふうに伺っています。そういったものも電子化をしていくというようなことが必要でありますし、電子化すれば、何も公文書庫だけではなくて、世田谷区内にある公立の図書館等のネットワークを利用して、公文書をデジタル化していれば、それを区民の皆さんに提供する、公表するということもこれは可能になってくると思いますので、その点についても、この情報化計画の中でしっかり検討していっていただきたいと思うんですが、この点についてはいかがでしょうか。

<大塚 区政情報課長>

 区の文書、電子データ等につきましては、世田谷区文書管理規程に基づきまして、法令の定めですとか、文書等の効力、重要度、資料価値などを考慮して、長期、十年、五年、三年などの保存期間を定めて管理をしております。
 先ほど御答弁させていただきましたとおり、区では、文書管理システムというシステムで収受から保存までをしておりますけれども、このシステムによっても、紙文書とともに、添付書類とともに決裁をしているものもございます。こうした紙文書につきましては、船橋にあります公文書庫に移管して保存しておりますけれども、今後の本庁舎整備などに備えまして十分な保管スペースの確保が課題となっております。また、長期保存文書の中には、マイクロフィルムにして保存しているものもございますが、フィルムの劣化や利便性などの問題も出てきております。
 こうした状況の中で、お話しの公文書の電子データ化については、今後の文書保存のあり方を検討する上で重要な視点であると認識しております。
 区としましては、御指摘の点も踏まえまして、情報化推進・事業計画案に上げております本庁舎整備等に連動したICT利用環境の整備などに合わせて、検討してまいりたいと考えております。

 ぜひよろしくお願いします。

弦巻の事務センターの位置づけについて

 それともう一点伺いたいのは、この中でオンプレミスの、自庁の設置の仮想サーバーからクラウドサービスへの移行ということが書いてありますけれども、そうなると、世田谷区が持っていた弦巻の事務センターの位置づけというのはどういうふうになってくるのかなというふうに私は思うんですが、この点については、今後どのような位置づけで活用していくのか。副区長、お答えをいただければと思います。

<宮崎 副区長>

 既にクラウド化を進める段階からその検討に入っております。ただ、現時点では二次的な部分についてのものも構えなきゃいけないものですから、事務センターのその耐久度も含めて、考えていきたいと思っております。

 公文書庫というのが今ありますけれども、ここと一緒にしちゃうとかという考え方もできると思いますので、あらゆる選択肢を考えながら検討していただきたいと要望いたしまして、質問を終わります。